Savez-vous que vos engagements non tenus sont sources de frustrations et de culpabilité ? Il existe une solution lorsque vous vous sentez débordés et que vous ne savez pas par où commencer : la méthode GTD ! Getting Things Done est un procédé à succès inventé, en 2001, par David Allen, un consultant américain en management. Ce spécialiste de la productivité explique dans son livre, S’organiser pour réussir, comment diminuer son stress en augmentant son efficacité !
Qu’est-ce que la méthode GTD ?
Son objectif est de désencombrer votre cerveau de vos préoccupations, d’abattre votre liste à rallonge et d’améliorer votre productivité. Elle consiste à noter toutes vos idées, vos projets, à les prioriser et les organiser en 5 étapes :
- Recensez toutes vos notes ;
- Déterminez ce que vous allez en faire ;
- Hiérarchisez-les par groupe et par priorité ;
- Actualisez votre planning ;
- Effectuez chaque mission une par une.
Collectez tous les éléments à trier
Pour alléger votre charge mentale, premièrement, rassemblez tous vos post-it, e-mails, projets, idées, rendez-vous. Établissez un inventaire non exhaustif de tout ce qui vous traverse l’esprit sans les classer. Le but est de vous libérer du poids occupé par vos obligations et de les stocker au même endroit. Le choix du support est libre, que ce soit un programme de traitement de texte, d’une application, d’un cahier ou bien d’une feuille de papier. Parmi tous ces sujets, vous dégagerez ceux méritant votre attention !
Transformez les données en actions concrètes
Une fois votre liste établie, il faut la clarifier, c’est-à-dire la remanier sous forme d’actions. Pour vous aider, posez-vous la question :
« Une action est-elle nécessaire pour cette tâche ? »
Vous avez 2 cas de figure pour lesquels des choix s’ensuivent. Si la réponse est « non », supprimez-la, mettez-la de côté pour un jour peut-être ou bien archivez-la au cas où.
Par contre, si la réponse est « oui », vous pouvez l’exécuter tout de suite si elle prend moins de 2 minutes. Déléguer est une solution si vous n’avez pas le temps et/ou ni les compétences. Positionnez-la sur votre calendrier s’il y a une date à respecter et dans votre dossier « projet » si elle implique plus de temps et de concentration.
Dans le cas de « prévoir les prochaines vacances », décomposez-le en sous-partie. Par exemple, fixer les dates de voyage, puis réserver le logement et se renseigner sur les lieux à visiter.
« Traiter un élément ne veut pas dire s’y attarder » David Allen
Organisez votre to-do list par catégorie et par priorité
Vous verrez beaucoup plus clair en rangeant vos tâches en fonction de leurs importances et impératifs. Une urgence requiert une réaction rapide, voire immédiate et peut rapidement entraîner des conséquences irrémédiables. Elle détermine le niveau de priorité tel qu’un travail à effectuer dans les plus brefs délais ! L’importance définit les catégories et s’avère être une nécessité, comme un rendez-vous récurrent chez le médecin, préparer les factures mensuelles des clients, etc.
Pensez à lâcher prise pour répartir votre to-do liste en 6 groupes :
- À venir : à faire sans tarder ;
- À planifier : à programmer dans votre agenda ;
- À déléguer : à transmettre à quelqu’un d’autre ;
- À archiver : à stocker si besoin ;
- À supprimer : travail terminé ou inutile ;
- Projet : à diviser en section.
Par rapport à votre emploi du temps, attribuez des échéances et des rappels à chaque tâche pour ainsi limiter la procrastination. Il existe des outils pour vous aider à visualiser vos classements comme un tableur excel, des templates trello, notion et des pdf.
Révisez régulièrement l’état d’avancement de votre travail
Cette étape de réflexion est primordiale et vous permet de prendre du recul, de réadapter votre agenda et de rectifier le tir. Êtes-vous dans les délais que vous vous êtes fixés ? Avez-vous pris du retard ? Qu’est-ce qui vous a pris plus de temps que prévu ? Pourquoi ? Avez-vous des blocages ? Comment y remédier ?
L’idéal est une revue hebdomadaire. Le moment varie en fonction de chacun, certains préfèrent le lundi pour programmer leur emploi du temps. D’autres choisissent le vendredi pour résumer leur semaine et planifier la suivante. De cette manière, vous aurez l’esprit libre pour profiter de votre week-end !
Vous pouvez aussi opter pour un bilan quotidien, au milieu et en fin de mois. N’hésitez pas à essayer diverses périodes pour trouver celle qui vous convient le mieux. L’essentiel est d’y consacrer un temps régulier. Vous ressentirez même un sentiment de satisfaction avec vos missions accomplies à 100% ! C’est l’occasion de fêter vos victoires même les plus petites !
Éliminez les tâches au fur et à mesure
La méthode GTD préconise de prendre en compte 4 points pour définir votre plan d’action.
- Quelles sont vos priorités les plus urgentes ?
- De combien de temps disposez-vous pour chacune d’entre elles ?
- Quel est votre état de fatigue ?
- Votre environnement est-il favorable pour passer un appel, rédiger un rapport, travailler un projet chronophage sur plusieurs plages horaires ?
Avec toutes vos réponses à ces questions, organisez vous avec un planner hebdomadaire, un agenda papier ou numérique. Commencez votre journée par ce qui est urgent et important en vous limitant à 3 objectifs par jour maximum. L’idée principale est d’optimiser votre efficacité dans le domaine professionnel et aussi personnel. Effectivement, vous n’avez qu’une seule vie, donc un seul planning !
Sachez surtout que le secret est de passer à l’action, de vous attaquer à chaque tâche et une seule à la fois. Gardez en tête que le mot d’ordre est : agir !
En bref
Vous avez l’impression que tout vous échappe et ne savez plus où donner de la tête ? Ne vous inquiétez pas, la méthode GTD vous aidera à y voir plus clair !
Elle recommande de rassembler toutes vos tâches, de les trier, de les hiérarchiser, de les mettre à jour et de les effectuer une par une. Pour l’appliquer, alléger votre charge mentale et mieux gérer votre temps dans votre quotidien, procurez-vous votre bloc-note, planner et to-do liste idéal sur Ollo Papeterie !
Article invité
Rédigé par Mélodie PIIRAI
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