Time Blocking, la méthode incontournable pour reprendre le contrôle de votre temps

Vous menez une vie trépidante où chaque minute compte. Chaque jour, vous disposez de 24 heures, mais avez souvent l’impression de manquer cruellement de temps pour tout accomplir. Et si vous pouviez enfin souffler ? Imaginez une méthode simple pour vous organiser, réduire votre stress et atteindre vos objectifs. C’est exactement ce que propose le time blocking. Accordez-vous une pause pour lire cet article et découvrir cette technique facile et efficace qui pourrait transformer votre quotidien.

En quoi consiste cette méthode d’organisation, et pourquoi change-t-elle la façon de gérer notre temps ?

Le time blocking, ou « blocage du temps », est une technique de planification qui vise à optimiser la gestion de notre emploi du temps en apportant structure et clarté. Mais concrètement, comment fonctionne-t-elle et quels en sont les bénéfices ? On vous explique.

Imaginons une journée de travail composée des tâches suivantes :

• 3 heures de réunion ;
• 1 heure de traitement des mails ;
• 2 heures de gestion de projet ;
• 1 heure de rédaction de compte rendu.

Dans une organisation traditionnelle, ces activités pourraient être réparties, sans ordre précis. Avec le time blocking, chaque tâche est planifiée dans un créneau horaire spécifique. Comme le présente le schéma ci-dessous :

L’objectif principal est d’organiser vos tâches en blocs de temps, ce qui favorise une concentration optimale et empêche les distractions. Cette méthode vous évite de passer constamment d’une activité à une autre. Elle instaure un environnement propice à l’efficacité en éliminant les tentations, comme consulter vos emails ou parcourir les réseaux sociaux.

Bien que les blocs de temps soient une méthode puissante pour mieux gérer son organisation, ils peuvent représenter certains défis. Par exemple : comment réagir face aux imprévus ou prendre en compte les missions urgentes qui surgissent ? Les réponses à ces questions seront données dans la suite de cet article. Nous vous présenterons des stratégies pour surmonter ces obstacles et adapter le time blocking à vos besoins !

Peut-on parler d’une routine d’organisation qui a su traverser les époques ?

Le time blocking est aujourd’hui un concept très répandu. Le livre Deep Work, de Cal Newport, publié en 2016, a grandement popularisé la notion de « travail en profondeur ». Cette approche repose sur une concentration intense et sans interruption. Elle permet de produire un travail de qualité. Le time blocking, en raison de sa stratégie d’organisation, est fréquemment employé pour intégrer justement des sessions de travail en profondeur, dans un emploi du temps chargé. Ces deux méthodes se révèlent ainsi parfaitement complémentaires.

Pourtant, utiliser des techniques de bloc de temps dans sa journée n’a en fait rien de nouveau ! En effet, elle existait déjà au XVIIIe siècle, et l’un des plus célèbres exemples de son usage est celui de Benjamin Franklin, considéré comme l’un des Pères fondateurs des États-Unis. Dans ses ouvrages, il dévoile son emploi du temps méticuleusement organisé, où il consacrait des plages horaires à la lecture, la réflexion, et même à ses repas ! Un homme aussi polyvalent — imprimeur, écrivain, scientifique, musicien et homme politique — ne pouvait pas se permettre de perdre du temps. Avec toutes ces casquettes, je suis certaine que vous serez d’accord avec moi pour dire que son organisation lui a réussi !

Mais ce n’est pas le seul, aujourd’hui, des personnalités comme Bill Gates et Oprah Winfrey affirment également utiliser ces stratégies dans leurs interviews.

Alors, pourquoi ne pas vous inspirer de ces personnalités pour une meilleure organisation ?

Pourquoi la planification augmente-t-elle la productivité et diminue-t-elle le stress ?

Pour comprendre les bienfaits de cette organisation, penchons-nous sur le fonctionnement de notre cerveau et sur les effets du stress sur nos performances.

Le lien entre mauvaise gestion du temps et stress

Une mauvaise gestion du temps est souvent à l’origine d’un stress chronique. Quand on peine à gérer ses priorités ou que la désorganisation s’installe, un sentiment de surcharge apparaît créant un état d’alerte dans notre cerveau. Imaginez une Cocotte-Minute prête à exploser : c’est exactement ce que ressent notre esprit sous pression constante ! On a l’impression de se noyer sous une vague d’objectifs et d’échéances à respecter, jusqu’à en perdre pied et voir le contrôle nous échapper.

Les effets du stress sur la productivité

La surcharge peut rapidement devenir contre-productive. En effet, des études scientifiques ont démontré que le stress chronique altère des fonctions cognitives essentielles, comme la mémoire, la concentration et la prise de décision. Résultat : plus nous sommes stressés, moins nous sommes efficaces. Cet état d’alerte fatigue notre cerveau et limite nos capacités à atteindre nos objectifs. Alors oui, maintenant, vous savez, ceci est une réalité prouvée scientifiquement et pas seulement une impression !

Des solutions simples et efficaces

Vous comprenez donc pourquoi le time blocking est considéré comme une méthode révolutionnaire. En structurant votre journée, vous reprenez le contrôle. Vous êtes maître de votre organisation et vous réduisez le sentiment d’urgence et de désordre. Je vous défie d’essayer, et je suis prête à parier que vous allez déjà soulager votre pression mentale ! En créant des blocs de temps, votre cerveau perçoit les priorités et des objectifs réalisables. Cette visualisation aide à apaiser l’état d’alerte, diminuant ainsi les effets du stress chronique sur vos performances. Magique non ?

Comment débuter le time blocking ? Ce que vous devez retenir.

Comment mettre en place facilement cette organisation ? Comment gérer les imprévus, les tâches urgentes ou les réunions qui s’éternisent ? Comme promis, je ne vais pas vous laisser sans réponse à ces questions. Suivez ces 8 étapes qui vous permettront de retenir l’essentiel pour vous organiser avec sérénité.

1. Identifiez vos priorités et vos tâches principales

Commencez par dresser une liste des tâches à accomplir, que ce soit par jour ou par semaine. Classez-les par priorité afin d’avoir une vue d’ensemble. Nous pouvons parler de deep work et de shallow work si je reprends les termes développés par Cal Newport évoqué plus haut.

• Deep work : les tâches complexes qui demandent beaucoup de concentration.
• Shallow work : les tâches routinières qui sont faciles à accomplir.

2. Déterminez vos moments de productivité

Identifiez les moments de la journée où vous êtes plus concentré et efficace. Pour ma part, c’est le matin, après un petit café… Repérez vos propres créneaux, et réservez ces blocs aux tâches nécessitant une attention maximale. À l’inverse, réservez les périodes moins propices à la concentration pour des tâches plus simples ou routinières. Grâce à ça, vous allez gagner en efficacité et dire adieu à la procrastination !

3. Prévoyez des plages horaires pour les imprévus

Intégrez dans votre planning des blocs de temps pour gérer les urgences, les tâches imprévues. Et, si aucune ne survient, c’est le jackpot ! Utilisez ces moments pour vous détendre ou avancer sur d’autres projets.

4. N’oubliez pas d’intégrer des moments de pause

Ne négligez pas les moments de pause dans votre planning. Un cerveau concentré est un cerveau qui sait se reposer !

5. Ajustez votre planning régulièrement

Prenez le temps d’analyser vos journées. Si certaines tâches vous prennent systématiquement plus de temps que prévu, ajustez vos estimations horaires et modifiez vos blocs.

6. Choisissez un format adapté à vos besoins : papier ou numérique

Le format papier :

• Idéal pour noter rapidement les tâches qui vous viennent à l’esprit.
• Utile pour garder une trace physique et réduire le temps passé devant les écrans.

Le format numérique :

• Flexible avec des agendas accessibles sur plusieurs appareils.
• Pratique pour synchroniser son emploi du temps avec des collègues.

Choisissez le format qui vous convient, ou combinez les deux pour tirer parti de leurs avantages respectifs.

7. Gérez les pensées parasites pendant vos blocs de temps

Vous pouvez utiliser une petite fiche to-do list sur votre bureau pour y noter toutes les tâches qui vous viennent à l’esprit. Cela vous permettra de les prendre en compte sans perturber vos périodes de concentration. Vous pourrez ensuite les intégrer à votre planning à un moment plus approprié.

De même, si vous pensez à une idée brillante et que vous souhaitez la partager la semaine prochaine en réunion d’équipe, un carnet de notes peut être très utile ! Il vous servira à consigner ces réflexions du quotidien, qui ne sont pas toujours des tâches à part entière, mais qu’il est important pour vous de retenir.

8. Trouvez le juste milieu entre flexibilité et rigueur

La clé du succès est de trouver un équilibre entre rigueur et flexibilité.

En adoptant la méthode du time blocking, vous pouvez non seulement améliorer votre organisation, mais aussi votre équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Bien que cet article se concentre principalement sur son application au travail, cette technique est tout à fait adaptable à la gestion de vos activités quotidiennes ! À vous maintenant de déterminer si cette approche répond à vos besoins.